Como criar uma regra para mover um e-mail para uma pasta específica no Outlook
Nesta era de e-mail e da Internet, tendemos a descobrir que nossa caixa de entrada pode ficar entupida com muitos e-mails de várias fontes diferentes. Uma ótima maneira de classificar esse conteúdo é usar as regras internas disponíveis no Microsoft Outlook para classificar automaticamente as mensagens de e-mail recebidas em pastas específicas. Esta função em particular […]

Nesta era de e-mail e da Internet, tendemos a descobrir que nossa caixa de entrada pode ficar entupida com muitos e-mails de várias fontes diferentes. Uma ótima maneira de classificar esse conteúdo é usar as regras internas disponíveis no Microsoft Outlook para classificar automaticamente as mensagens de e-mail recebidas em pastas específicas.

Esta função em particular funciona muito bem se você recebe e-mails regulares de listas de mala direta, lojas de varejo e até mesmo do seu site favorito (como eu!) E permite que você armazene e-mails de um remetente específico em um local onde você pode ler por conta própria . Essa também é uma ótima maneira de manter uma caixa de entrada bem organizada.

Neste exemplo, desejo configurar o Outlook para que ele mova automaticamente todos os e-mails do iTunes para uma pasta específica em meu perfil do Outlook.

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Para criar uma regra, siga estas etapas:

  1. Abra o Microsoft Outlook
  2. Em primeiro lugar, você precisa localizar um e-mail na caixa de entrada que deseja mover automaticamente. Abra o e-mail e copie o endereço de e-mail do remetente localizado no campo De

DICA: clique com o botão direito do mouse no endereço e selecione Copiar

Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Na guia Home da Faixa de Opções, localize o grupo de ícones Mover
Seleção de regras
Seleção de regras
  1. Clique no botão Regras e escolha Gerenciar regras e alertas

DICA: você pode selecionar Criar regra, mas a caixa de diálogo Gerenciar regras e alertas fornece mais opções sobre o que você pode fazer com suas mensagens de e-mail

  1. A caixa de diálogo Regras e Alertas aparecerá:
  1. Clique no botão Nova Regra
  2. Assistente de Regras começará
  1. A primeira tela exibida é a Etapa 1: Selecione um modelo
  2. O Outlook inclui algumas regras de modelo predefinidas que já estão configuradas e permitem que você personalize as opções necessárias. Isso torna a criação de regras muito rápida e direta. Se você quiser criar uma regra a partir do zero, você ainda pode fazer isso usando os dois últimos itens listados sob o Iniciar a partir de uma regra em branco categoria
  3. Sempre que demonstro esse recurso para os participantes do treinamento, sempre digo “A melhor maneira de entender as regras é lê-las como uma história”. A metade inferior da caixa de diálogo mostra a Etapa 2: Editar a descrição da regra . Aqui é onde você pode ler a regra, como uma história, e conforme você altera ou seleciona opções, a história cresce.
  4. Vamos criar nossa regra do zero usando uma regra em branco, então selecione Aplicar regra nas mensagens que eu receber e clique em Avançar
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Agora você verá na parte superior do assistente a pergunta: Qual condição você deseja verificar? Essencialmente, o Outlook precisa saber quais condições ou critérios ele precisa procurar:
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Porque queremos mover qualquer e-mails que recebemos de um remetente específico para uma pasta dentro do nosso perfil Outlook, marque a caixa para o de pessoas ou grupo público opção
  2. Você verá a Etapa 2: editar a área de descrição da regra na parte inferior da janela e agora adicionar esses critérios à nossa “história”
  3. Sempre que você vir palavras com um sublinhado azul, exatamente como um hiperlink, clique nele porque permite que você especifique essa parte da regra
  4. Clique nas palavras pessoas ou grupo público exibidos no Editar descrição da regra área
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. A caixa de diálogo Endereço da regra aparecerá permitindo que você selecione uma pessoa da sua lista de contatos ou você pode colar ou digitar qualquer endereço de e-mail no campo De na parte inferior da caixa de diálogo
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Clique com o botão direito do mouse dentro do  campo De e selecione Colar
  2. Ao colar o endereço de e-mail, certifique-se de que o nome de exibição e quaisquer símbolos adicionais não sejam incluídos acidentalmente. Por exemplo, quando eu seleciono Colar, o endereço de exibição de e-mail completo da  Apple  é inserido, eu tenho que remover manualmente o nome de exibição “Apple” e os símbolos maior que / menor que que estão enrolados em endereço de e-mail.
  3. Clique OK
  4. Sua regra agora deve estar começando a tomar forma
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Clique Próximo
  2. Agora você verá na parte superior do assistente a pergunta: O que você deseja fazer com a mensagem?
  3. A partir das opções disponíveis, marque a caixa para Mover para uma pasta especificada
  4. Esta opção agora será adicionada à sua regra na parte inferior da janela:
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Clique no link da palavra especificada
  2. Agora navegue nas suas pastas e selecione o local onde deseja mover essas mensagens de e-mail específicas
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica

DICA: se necessário, você pode criar uma nova pasta clicando no botão Novo

  1. Clique OK
  2. A regra está quase pronta
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Clique Próximo
  2. Agora você verá na parte superior do assistente a pergunta: Existem exceções?
  3. Para esta regra, não precisamos implementar nenhuma exceção, então apenas clique em Avançar
  4. A parte final da regra agora solicitará que você especifique um nome para esta regra e você também pode especificar algumas outras opções:
Crie uma regra para mover e-mail para uma pasta específica
  1. Para a Etapa 1: especifique um nome para esta regra , certifique-se de dar a ela um nome significativo, como Mover e-mails do iTunes
  2. Você tem a opção de executar a regra no e-mail que já está na caixa de entrada, se desejar fazer isso basta marcar a caixa de seleção
  3. Certifique-se de que a caixa Ativar esta regra esteja selecionada para que esta regra seja ativada e aplicada a todos os novos e-mails recebidos
  4. Clique em Concluir e clique em OK na janela Regras e Alertas
  5. Sua regra foi concluída e agora estará ativa para todos os novos e-mails recebidos
  6. Quando o próximo e-mail chegar do remetente especificado, o Outlook o moverá automaticamente para a pasta que você especificou

Parabéns, você criou uma regra para organizar sua caixa de entrada! Certifique-se de verificar minha outra postagem do Outlook sobre como encaminhar automaticamente mensagens de e-mail para colegas usando regras ou outros artigos do Microsoft Outlook .

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