Crie seu próprio modelo de e-mail personalizado no Outlook
Para qualquer pessoa que envia e-mails regularmente, você pode enviar as mesmas informações indefinidamente. Isso é especialmente relevante para pessoas que administram uma empresa e é nessa situação que os modelos de email podem ser muito úteis. Eu uso modelos de e-mail regularmente e tenho cerca de uma dúzia salvos no meu computador para utilizar quando […]

Para qualquer pessoa que envia e-mails regularmente, você pode enviar as mesmas informações indefinidamente. Isso é especialmente relevante para pessoas que administram uma empresa e é nessa situação que os modelos de email podem ser muito úteis.

Eu uso modelos de e-mail regularmente e tenho cerca de uma dúzia salvos no meu computador para utilizar quando for o momento apropriado. Os modelos podem economizar muito tempo, pois você não precisa mais procurar nos Itens Enviados por “aquele e-mail” que enviou semanas ou meses atrás, na esperança de usar o conteúdo novamente.

Para criar um modelo de e-mail, siga estas etapas:

  1. Abra o Microsoft Outlook
  2. Na caixa de entrada, pressione Ctrl + N para criar uma nova mensagem de e-mail em branco
  3. Deixe o campo Para vazio e use a tecla TAB para mover para o campo Assunto
  4. Digite um Assunto adequado para o e-mail que você está prestes a criar, lembre-se de que este será o assunto padrão usado quando você usar este modelo de e-mail, entretanto, ele pode ser personalizado a cada uso, se necessário
  5. Vá para a área do corpo da mensagem e digite as informações que deseja incluir, não se esqueça de incluir uma saudação aberta, como Prezado _____

DICA : Quando desejo deixar uma seção em branco para inserir o nome de uma pessoa ou uma informação personalizada, geralmente prefixo com símbolos para que possa identificá-la facilmente quando usar o modelo e me lembrar de incluir as informações correspondentes. Eu geralmente uso o XXXX, mas você pode usar o que achar mais fácil.

  1. Sua mensagem de e-mail deve começar a tomar forma
  1. Se você configurou o Microsoft Outlook para usar uma assinatura padrão, não precisa incluí-la no modelo, pois o Outlook irá adicioná-la automaticamente quando você abrir o modelo para uso
  2. Verifique se a ortografia está correta ou execute o corretor ortográfico para ter certeza ( F7 no teclado)
  3. Agora selecione Arquivo > Salvar como
  4. A caixa de diálogo Salvar como aparecerá:
  1. Em primeiro lugar, você precisa selecionar o tipo de arquivo que vamos salvar
  2. No menu suspenso Salvar como tipo , selecione Modelo do Outlook (* .oft)
  3. Você notará que o local em que o arquivo está sendo salvo foi alterado automaticamente e você verá o diretório C: \ Usuários \% Nome de usuário% \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates
  4. Acho que salvar modelos neste local pode ser complicado para abrir e usar o modelo, então acho mais fácil e rápido salvar modelos em um local de fácil acesso. Não enterre seus modelos dentro de 10 outras pastas ou você nunca os utilizará. Uma boa ideia pode ser criar uma pasta em sua área de trabalho ou dentro da pasta Documentos chamada Modelos e salvar todos os seus modelos de e-mail neste local para fácil acesso
  5. Navegue até o local onde deseja salvar seus modelos, como a Área de Trabalho ou Documentos e crie uma pasta chamada Modelos (eu criei uma pasta chamada Modelos dentro da minha pasta chamada Blog da Senhora em Treinamento)
Modelos prontos
Modelos prontos
  1. Agora você precisará dar ao modelo de e-mail um nome adequado, o padrão será a linha Assunto que você usou, no entanto, você pode alterar isso para ser mais específico para o conteúdo, se necessário
  2. Quando estiver satisfeito, clique em Salvar
  3. Use o Explorador de Arquivos (tecla Windows + E no teclado) e verifique se o arquivo de modelo agora está visível dentro da pasta que você especificou

Para usar um modelo de e-mail

Agora que você salvou um modelo de e-mail, é hora de utilizá-lo.

  1. Navegue até a pasta que contém o seu modelo de e-mail
  1. Clique duas vezes no modelo de e-mail que você criou
  2. O modelo de e-mail será aberto agora
  3. No campo Para , digite o endereço de e-mail ou nome de contato para o qual deseja enviar o e-mail
  4. O campo Assunto já deve estar preenchido
  5. Mova o cursor para a área do corpo da mensagem e preencha todos os detalhes específicos que você prefixou com XXXX
  6. Verifique e leia seu e-mail e quando estiver satisfeito, clique em Enviar

Para editar um modelo

Se você precisar alterar o conteúdo de um modelo; simplesmente abra o modelo, faça as alterações e salve o arquivo novamente no mesmo local com o mesmo nome. Você será solicitado a salvar sobre o modelo original, selecione Sim .

Agora você criou com êxito um modelo de e-mail para uso no Microsoft Outlook. Repita o processo para todos os modelos restantes que deseja criar.

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