Introdução às funções no Microsoft Excel
O Microsoft Excel é um programa fantástico que permite agrupar, analisar e classificar dados em vários formatos. Já se foi o tempo em que precisava de uma calculadora ao seu lado para calcular manualmente os resultados da análise de dados. O Microsoft Excel tem a capacidade de fazer isso e muito mais para vocês com apenas alguns […]

O Microsoft Excel é um programa fantástico que permite agrupar, analisar e classificar dados em vários formatos. Já se foi o tempo em que precisava de uma calculadora ao seu lado para calcular manualmente os resultados da análise de dados. O Microsoft Excel tem a capacidade de fazer isso e muito mais para vocês com apenas alguns cliques do mouse.

É importante entender alguns conceitos básicos do uso do Excel antes de trabalhar com funções ou cálculos. Você deve entender a diferença entre os termos função e fórmula , como os sinais são usados no Excel, como usar a barra de fórmulas e as diretrizes para digitar uma fórmula ou função. Recomendo que você leia minha postagem sobre Noções básicas de fórmulas no Excel antes de tentar os exercícios a seguir.

Nesta postagem, gostaria de apresentar aos novos usuários do Microsoft Excel algumas das funções mais utilizadas. Isso inclui AutoSum / SUM, AVERAGE, COUNT, MIN e MAX.

O Microsoft Excel fornece uma interface fácil de usar para os usuários inserirem e realizarem cálculos em uma planilha. Cálculos como: somar, subtrair, multiplicar, dividir, além de poder calcular os valores médio, mínimo e máximo são apenas algumas das centenas de diferentes tipos de cálculos disponíveis como funções integradas no Excel.

Algumas dicas

Um problema comum que vejo novos usuários fazer é inserir valores incorretamente em um cálculo. É importante que qualquer valor que você deseja incluir em um cálculo seja inserido em uma célula própria. Embora possa parecer mais trabalhoso para começar, os benefícios superam em muito o tempo que você levará para configurá-lo.

Aqui está um exemplo de maneiras boas e ruins de inserir dados:

Introdução às funções no Excel

No exemplo acima, você pode ver como as vendas totais de janeiro e fevereiro foram calculadas.

Para o cálculo de janeiro , mostra a maneira correta de criar um cálculo. O valor para cada consultor é exibido em células individuais e a fórmula criada faz referência aos nomes das células (por exemplo, B4) e, em seguida, adiciona cada valor de célula. Por exemplo, = B4 + B5 + B6. Você pode ajustar facilmente qualquer um dos valores, pois eles são facilmente visíveis em suas células separadas e o valor exibido no total será atualizado automaticamente.

Para o cálculo de fevereiro , isso mostra que os valores de cada consultor foram exibidos em células individuais (o que é ótimo), no entanto, para o total a ser calculado, o usuário digitou manualmente os valores reais diretamente no cálculo Ex = 61 + 66 + 38 Se algum dos valores mudou, podemos alterar as células individuais manualmente, no entanto, o cálculo não seria atualizado automaticamente para refletir a diferença.

Função AutoSum ou SUM

O Microsoft Excel possui uma função interna chamada AutoSum, que permite adicionar de forma rápida e fácil um intervalo de células. AutoSum irá localizar automaticamente as células adjacentes mais próximas contendo dados e fornecer a função e referências de célula para completar a adição dos valores. AutoSum também é referenciado como SUM e ambos usam exatamente a mesma Função (SUM), entretanto AutoSum tenta automaticamente completar a função para você.

Vamos pular e começar.

  1. Abra o Microsoft Excel (estou usando o Excel 2016)
  2. Você verá uma nova pasta de trabalho em branco, digite o seguinte texto na planilha, você não precisa se preocupar em formatar a fonte se não desejar
Introdução às funções no Excel
  1. Agora usaremos o recurso AutoSoma para calcular o total dos números de vendas de cada pessoa
  2. Coloque o cursor na célula F4
  3. Agora você usará AutoSoma para totalizar automaticamente as células de B4, C4, D4 e E4
  4. Na guia Home, selecione o botão AutoSoma do grupo Editing (localizado no lado direito da Faixa de Opções)
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  1. Você pode clicar diretamente no botão AutoSoma ou clicar na seta suspensa à direita do botão para ver todas as opções e clicar em Soma
  2. Você notará que o Microsoft Excel inseriu automaticamente a fórmula SOMA , incluindo referências de célula, na célula F4
Introdução às funções no Excel
  1. Leia o formato da função:

= SOMA (B4: E4)

O sinal de igual informa ao Microsoft Excel para realizar um cálculo

A palavra SUM informa ao Excel qual função executar (por exemplo, somar os valores)

B4: E4 informa ao Excel qual intervalo de células adicionar

  1. Se você estiver certo de que a fórmula executará a função correta e usará o intervalo correto de células, pressione Enter uma vez
  2. O total agora será exibido
  3. Repita isso para os totais restantes ou se você estiver familiarizado com o uso do Preenchimento automático , poderá usar este método
  4. Como um pequeno exercício, coloque o cursor na célula B6 e altere o valor para 180 , quando você pressionar Enter no teclado, verá que o total no final da linha muda para alterar este valor dentro do cálculo
  5. Agora repita o processo e mude o valor de volta para 57

Barra de Fórmula

A barra de fórmulas do Microsoft Excel permite que o usuário visualize ou exiba o conteúdo da célula ativa. A barra de fórmulas pode ser usada para inserir manualmente uma fórmula em uma célula, editar uma fórmula ou função existente e visualizar uma fórmula ou função. 

É importante lembrar que os valores que você vê exibidos em uma célula podem ser informações digitadas manualmente ou podem ser o resultado de uma fórmula ou função que está ativa em uma célula. Se você quiser ver de onde vêm os dados, selecione a célula e verifique a barra de fórmulas.

  1. Coloque o cursor na célula F4
  2. Observe a barra de fórmulas para ver a fórmula contida na célula:
    Introdução às funções no Excel

Função AVERAGE

A função Média permite calcular a média dos valores definidos em um intervalo de células. Os valores podem ser números e nomes ou referências que contêm números.

  1. Coloque o cursor na célula E8
  2. Digite o título RESULTADO MÉDIO

Observação : pode ser necessário ajustar a largura das colunas para garantir que o texto se encaixe perfeitamente na coluna

  1. Coloque o cursor na célula F8
  2. Na guia Home, selecione o botão suspenso adjacente ao botão AutoSoma e clique na opção Média
Introdução às funções no Excel
  1. O Microsoft Excel irá agora tentar identificar para qual intervalo de células você deseja calcular a média, queremos calcular a média total para os consultores de vendas, portanto, você precisará garantir que as células F4: F7 sejam selecionadas
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  1. Clique na tecla Enter para aceitar a fórmula
  2. A média dos valores agora será exibida

Função COUNT

A função Contar permite contar o número de células que contêm números ou números em uma lista de argumentos. A função de contagem geralmente deixa as pessoas um pouco paralisadas porque os usuários presumem que a função pode contar qualquer tipo de dado. 

Um bom exemplo é se você tiver uma planilha com todos os seus clientes listados e quiser saber quantos clientes você tem, um usuário criará a função de contagem e tentará fazer com que o Excel conte os nomes dos clientes, eles então receberão um erro e serão não sei por quê. 

A função Contagem funciona apenas com números, portanto, você não pode usar esta função para contar texto. A melhor maneira de contornar isso é usar uma coluna de dados, como o número de telefone ou código postal do cliente, e usar a função de contagem para contar esses dados.

  1. Posicione o cursor na célula E10
  2. Digite o título CONTAR RESULTADO
  3. Coloque o cursor na célula F10
  4. Na guia Home, selecione o botão suspenso adjacente ao botão AutoSoma
  5. Clique na  função Contar Números na lista
  6. Você verá que o Excel tenta selecionar as duas células diretamente acima da célula atual, queremos contar quantos consultores temos, então use o botão esquerdo do mouse para selecionar as células F4 a F6
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  1. Agora você pode pressionar a tecla Enter no teclado
  2. O Microsoft Excel agora contará o número de valores numéricos dentro do intervalo de células especificado e exibirá o valor como 3

Função MIN

A função MIN permite que os usuários calculem o valor mínimo exibido dentro de uma faixa de valores. Você não precisa mais folhear os dados manualmente para localizar o valor mais baixo, use esta função para fazer isso por você. Se algum valor em sua planilha for alterado, o que afetará a resposta para esta função, a função será atualizada automaticamente quando necessário.

A função MIN é útil para: determinar o custo mais baixo de um item; a menor quantidade; menor porcentagem ou valor em dólares.

  1. Coloque o cursor na célula E12
  2. Digite o título RESULTADO MÍNIMO
  3. Coloque o cursor na célula F12
  4. Repita o processo usado anteriormente e localize a função MIN no menu suspenso AutoSum
Introdução às funções no Excel
  1. Certifique-se de que o intervalo de células correto está sendo referenciado e pressione Enter
  2. O Microsoft Excel agora exibirá o menor valor do intervalo de células especificado sendo 206

Função MAX

A função MAX é usada ao tentar determinar o valor máximo ou mais alto de um intervalo de células ou valores.

  1. Posicione o cursor na célula E14
  2. Digite o título RESULTADO MÁXIMO
  3. Coloque o cursor na célula F14
  4. Repita o processo usado anteriormente e selecione a função MAX no menu suspenso AutoSum
Introdução às funções no Excel
  1. Certifique-se de que o intervalo de células correto está sendo referenciado e pressione Enter
  2. O Microsoft Excel agora exibirá o valor máximo do intervalo de células especificado sendo 227

Espero que você tenha gostado de aprender a usar algumas das funções fáceis do Microsoft Excel.

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