Noções básicas de fórmulas no Excel
Para quem é totalmente novo no Excel ou quer se aventurar no mundo das fórmulas e funções, este post veio para dar dicas e truques básicos para começar.  Fui surpreendido inúmeras vezes por pessoas em treinamento que usam o Excel há muitos anos, mas ainda fazem o cálculo de seu trabalho usando uma calculadora de […]

Para quem é totalmente novo no Excel ou quer se aventurar no mundo das fórmulas e funções, este post veio para dar dicas e truques básicos para começar. 

Fui surpreendido inúmeras vezes por pessoas em treinamento que usam o Excel há muitos anos, mas ainda fazem o cálculo de seu trabalho usando uma calculadora de mesa. Eu descobri que isso geralmente ocorre porque o usuário não sabe por onde ou como começar ou já tentou no passado, mas não confia nas respostas que o Excel fornece.

Vamos mergulhar e explorar algumas dicas básicas para fazer com que o Excel faça o trabalho pesado por você!

Fórmula vs Funções

Como você pode ver pelo meu post até agora, fiz referência à frase “fórmulas e funções”. Você verá essas frases espalhadas ao usar o Excel, então, a seguir, dei uma visão geral da diferença entre esses dois termos:

NomeDescriçãoExemplo
FórmulaUma fórmula é um cálculo criado pelo usuário. As fórmulas podem ser simples ou complexas, dependendo das necessidades do usuário. Uma fórmula pode conter referências de células, funções, um intervalo nomeado ou um valor definido. Todas as fórmulas devem começar com o sinal de igual (=).= (A1 + C3) * 10
FunçãoUma função é um código específico usado no Excel com um propósito específico. Uma função pode ser usada dentro de uma fórmula ou como um cálculo autônomo. Todas as funções devem começar com o sinal de igual (=).= MÉDIA (A4: A28)

Como você pode ver acima, as fórmulas e funções requerem o uso do sinal de igual (=) no início do cálculo. Isso é algo que tendo a repetir bastante durante os meus cursos, para que os participantes se lembrem disso no final do dia. 

Se você inserir uma fórmula ou função em uma célula sem o sinal de igual (=), o Excel inserirá as informações como texto normal e não realizará nenhum cálculo usando as informações. O sinal de igual é o que diz ao Excel para usar o conteúdo para realizar um cálculo, portanto, é uma parte importante do processo.

A barra de fórmulas

Outra parte importante do trabalho com fórmulas e funções é o uso da barra de fórmulas. A barra de fórmulas permite que você visualize a fórmula ou função que está sendo usada em uma célula específica. 

Você pode usar a barra de fórmulas para ver como os cálculos existentes foram criados, editar funções ou fórmulas e também fornecer acesso fácil ao assistente de Função. 

Isso é muito útil se você herdou uma pasta de trabalho de outro usuário e deseja ver como ou onde eles usaram fórmulas e funções para construir a pasta de trabalho.

A Barra de Fórmulas está localizada acima da área da célula:

Noções básicas de fórmulas no Excel

Quando chegar o momento de criar cálculos mais complexos, você terá a capacidade de aumentar a altura da barra de fórmulas clicando na seta para baixo no lado direito da barra. Isso aumentará a altura da barra e permitirá que você visualize cálculos longos e complexos com muito mais facilidade.

Noções básicas de fórmulas no Excel

Já vi muitos casos em que a barra de fórmulas de um usuário desapareceu, potencialmente após alguns movimentos erráticos do mouse ou aparentemente por conta própria. 

Para obter a barra de volta novamente, clique na  guia Exibir e marque a opção Barra de fórmula dentro do grupo Mostrar .

Sempre use referências de células

Ao criar fórmulas ou funções, é uma boa ideia usar a referência de célula que contém um valor dentro do cálculo, em vez de digitar o valor real na fórmula ou função. 

Ao usar a referência de célula em vez do valor, você fornece inúmeras vantagens, incluindo a capacidade de clicar nas células para incluí-las em um cálculo; se o valor de uma célula mudar, o cálculo será atualizado automaticamente e as fórmulas serão copiadas automaticamente ou podem ser duplicadas.

No exemplo abaixo, você pode ver no lado esquerdo que o cálculo que está sendo criado na célula B9 está usando os valores reais da fórmula. Se esses valores mudassem a qualquer momento, eu precisaria revisar minhas fórmulas e atualizar manualmente cada valor sempre que usá-lo. 

No lado direito, você pode ver que, em vez de usar os valores reais, usei a referência de célula da célula que contém o valor que desejo somar. Se algum valor mudar, eu apenas o altero uma vez dentro da célula que contém o valor e todos os cálculos usando isso serão atualizados automaticamente.

Noções básicas de fórmulas no Excel

Ordem de operações

Por último, mas não menos importante, é entender como o Excel lida com os cálculos. A ordem das operações refere-se à ordem em que as fórmulas que contêm mais de um tipo de cálculo são concluídas. Você pode se lembrar de seus dias de escola sentado em matemática e ouvindo seu professor falando sobre as ordens de resolução das fórmulas matemáticas:

Ordem de colchetes, divisão, multiplicação, adição, subtração

Essencialmente, é a ordem na qual o Excel calculará os valores juntos e, em minha experiência, a falta de compreensão de como o Excel faz o calculo é o principal motivo por que os usuários não podem confiar nas respostas que o Excel pode dar.

No exemplo abaixo, você verá que o cálculo à esquerda está somando os valores nas células B3, B4 e B5, então ele divide o resultado por 3 para ver a média da receita no trimestre. 

Com os valores para todos os três meses em torno da faixa de $ 3.000 a $ 5.200, não é lógico que o resultado seja $ 9.218,33, portanto, podemos ver que há um problema com o cálculo. Se passarmos pela ordem correta, o Excel calculará primeiro o valor de B5 / 3 e, em seguida, adicionará os valores de B3 e B4. 

Portanto, o cálculo torna-se $ 2995 dividido por 3 mais $ 3.000 mais $ 5220 = $ 9.218,33. Se incorporarmos a teoria correta, podemos usar colchetes, ou parênteses, para forçar o Excel a calcular a parte de adição do cálculo primeiro e depois executar a divisão em segundo lugar. No exemplo à direita,

Nota:  Existem maneiras mais rápidas e fáceis de realizar uma adição simples, usando a função SUM, no entanto, para o propósito deste exercício, criei o cálculo conforme mostrado.

Noções básicas de fórmulas no Excel

Usando essas dicas, você agora tem as informações iniciais de que precisa para começar a criar suas próprias fórmulas e funções no Excel.

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