Office Clipboard – um tesouro escondido
Um recurso comum usado em todos os aplicativos do Microsoft Office é o recurso cortar, copiar e colar. Eu pessoalmente uso MUITO isso. A capacidade de cortar, copiar e colar em qualquer um dos aplicativos e também entre diferentes aplicativos fornece ao usuário um alto nível de eficiência e, por sua vez, alta produtividade. Um bônus desconhecido […]

Um recurso comum usado em todos os aplicativos do Microsoft Office é o recurso cortar, copiar e colar. Eu pessoalmente uso MUITO isso. A capacidade de cortar, copiar e colar em qualquer um dos aplicativos e também entre diferentes aplicativos fornece ao usuário um alto nível de eficiência e, por sua vez, alta produtividade.

Um bônus desconhecido dessa função está relacionado ao uso da área de transferência do Office. Frequentemente, os usuários usarão as funções cortar, copiar e colar repetidamente. 

A maioria dos usuários sabe que a área de transferência é o local onde qualquer coisa que você corta ou copia é armazenada até o momento em que você cola em outro lugar. O que muitas pessoas não sabem é que a área de transferência do Office pode armazenar até 24 itens diferentes que você recortou ou copiou e você pode colá-los aleatoriamente em seus arquivos em qualquer ordem.

O que!?! você diz…

Sim, isso mesmo! Você não está limitado a apenas colar o último item que copiou ou recortou do arquivo. Você pode colar qualquer combinação dos últimos 24 itens.

Agora, a maneira de conseguir isso é usando a área de transferência do Office. A área de transferência geralmente fica oculta e não é exibida quando usamos os recursos cortar, copiar e colar. Tenho certeza, como eu, de que muitos usuários simplesmente usam as combinações de atalho do teclado para realizar essas funções. Deixe-me mostrar como utilizar todo o potencial da área de transferência do Office.

  1. Primeiramente vamos abrir um dos aplicativos do Office, para facilitar este post vou usar o Microsoft Word
  2. Você será exibido com um documento em branco
  3. Se preferir, agora você pode abrir qualquer documento que desejar usar para este exercício, apenas certifique-se de não se importar em misturar a ordem do seu conteúdo ou simplesmente fazer uma cópia do arquivo
  4. Estou usando um arquivo de amostra que criei a partir de algumas notas de treinamento que contém alguns títulos, corpo de texto, um objeto e uma imagem.
Microsoft Clipboard - um tesouro escondido
  1. Vamos agora explorar alguns dos recursos da área de transferência do Office
  2. Para exibir a área de transferência, clique no botão Iniciador da caixa de diálogo localizado no canto inferior direito do grupo Área de transferência na guia Início
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  1. O  painel de tarefas da área de transferência agora será exibido no lado esquerdo da tela
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  1. Para explorar algumas das opções disponíveis ao trabalhar com a área de transferência do Office, clique no botão Opções na parte inferior do painel de tarefas
  2. Você verá as seguintes opções:
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  1. Cada uma das opções fornecerá a seguinte funcionalidade:
Mostrar área de transferência do Office automaticamenteA área de transferência aparecerá automaticamente sempre que você copiar ou cortar conteúdo de seu documento. Eu inicialmente habilitei essa configuração, no entanto, desativei-a, pois significa que a área de transferência é exibida sempre que você usa o recurso cortar, copiar e colar.
Mostrar área de transferência do Office quando Ctrl + C pressionado duas vezesA área de transferência aparecerá se você pressionar Ctrl + C duas vezes consecutivas. Eu pessoalmente tenho essa configuração habilitada.
Copiar sem mostrar a área de transferência do OfficeCopia o conteúdo do seu documento para a coleção da área de transferência automaticamente. Parece uma boa ideia, mas novamente ativei e desativei, pois significava muitas mensagens de “Você tem uma grande quantidade de conteúdo na sua área de transferência ...” sempre que fechava um aplicativo.
Mostrar o ícone da área de transferência do Office na barra de tarefasIrá exibir o ícone da área de transferência na barra de tarefas, o que lhe dá acesso fácil para ver ou limpar a área de transferência, além de informar quantos itens foram adicionados à coleção.
Mostrar status próximo à barra de tarefas ao copiarEsta opção permitirá que você veja uma pequena janela pop-up no canto inferior direito da tela que mostra o status da área de transferência do Office.
  1. Agora, para copiar e cortar alguns elementos do documento
  2. Selecione um título e pressione Ctrl + C no teclado (isso irá copiar o conteúdo)
  3. O título agora deve aparecer na coleção Office Clipboard
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  1. Agora selecione um parágrafo inteiro dentro do documento e pressione Ctrl + C para copiar
  2. Agora você terá 2 itens exibidos na coleção da área de transferência
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  1. Repita este processo até que você tenha 4 ou 5 itens diferentes exibidos na coleção da área de transferência
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  1. Agora vá para um novo documento em branco, se preferir, ou para o final do documento atual em que você está trabalhando
  2. Para colar os elementos de volta em nosso documento, agora você pode usar a área de transferência do Office para executar esta função
  3. Para colar, basta clicar uma vez no elemento da coleção da área de transferência que você deseja colar, isso pode ser feito na ordem de sua preferência
  4. Em primeiro lugar, colarei o diagrama de formas
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  1. Continue a colar os itens em uma ordem aleatória
  2. Você notará quando posicionar o mouse sobre cada elemento que um botão suspenso aparecerá, clique no botão para visualizar o menu
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  1. O menu suspenso oferece opções para Colar ou Excluir
  2. Se desejar remover um item da coleção da Área de Transferência, vocêpoderáeliminar individualmente o elemento usando o menu suspenso ou pode usar o botão Limpar Tudo localizado no topo do painel de tarefas da Área de Transferência
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  1. Se desejar colar todos os elementos de uma vez no seu documento vocêpoderá usar o botão Colar Tudo localizado no topo do painel de tarefas da Área de Transferência

Manter o conteúdo na área de transferência

Uma pergunta comum que vejo em relação à área de transferência é a questão de as pessoas perderem o conteúdo que copiaram para a área de transferência. Tenho visto muitos usuários que cortaram grandes quantidades de dados de um documento ou arquivo e planejam colar o conteúdo em outro arquivo apenas para descobrir que, quando tentam executar a função Colar, nada está disponível.

Quando você copia ou recorta conteúdo na área de transferência do Office, esse conteúdo é armazenado temporariamente. A área de transferência perguntará o que você deseja fazer com o conteúdo armazenado, se você não limpar o conteúdo sozinho. 

Se você estiver apenas copiando ou cortando pequenas quantidades de dados, esses dados permanecerão na área de transferência do Office para você usar em outro lugar. Se, no entanto, você cortou ou copiou uma grande quantidade de dados, o que está ocupando um espaço de armazenamento significativo, a área de transferência perguntará o que você deseja fazer com eles.

Ao longo dos anos, tenho visto muitos usuários de computador se tornarem muito neutros ao ver qualquer tipo de mensagem aparecer na tela e nossa reação instantânea é clicar em Não.

Geralmente, acho que as pessoas presumem que responder Não a uma pergunta no computador, mesmo que eles não leram a mensagem, nunca resultará em um resultado negativo. Ao trabalhar com conteúdo armazenado na área de transferência do Office, esse não é o caso. Para demonstrar isso, siga estas etapas:

  1. Se você limpou a área de transferência nas etapas anteriores, execute uma cópia simples em aprox. 4 títulos ou parágrafos
  2. Não salve o arquivo manualmente; em vez disso, pressione Ctrl + W no teclado (atalho para fechar um arquivo)
  3. Você será solicitado a salvar o arquivo, selecione sua preferência de acordo com o tipo de arquivo que você está usando para este exercício
  4. Certifique-se de ter fechado todas as instâncias do Microsoft Word que estão em execução
  5. Você não verá nenhum aviso relacionado aos dados da área de transferência que estão sendo armazenados
  6. Agora abra novamente o arquivo que você estava usando anteriormente
  7. Você verá que a área de transferência tem os mesmos 4 itens na coleção
  8. Agora selecionar todo o conteúdo do documento usando o Ctrl + A de atalho
  9. Selecione Ctrl + C para copiar para a coleção da área de transferência
  10. Agora repita o processo e feche o documento e saia do Microsoft Word (lembre-se de salvar se preferir)
  11. Agora você verá um prompt adicional aparecer:
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  1. Este prompt está essencialmente informando que há conteúdo na área de transferência. Deseja que ele esteja disponível para uso em outros aplicativos depois de sair do Word? Se você planeja colar o conteúdo armazenado na área de transferência em outro arquivo ou programa, DEVE clicar em Sim . Se você clicar em Não , tudo o que estiver armazenado na área de transferência do Office será excluído. Clicar em Cancelar simplesmente manterá o Microsoft Word aberto, permitindo que você continue a interagir com a área de transferência.

Espero que esta postagem na área de transferência do Office ajude você a economizar algum tempo do seu dia. Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo se tiver alguma dúvida que não tenha respondido aqui ou se tiver um problema com um recurso diferente de qualquer um dos aplicativos do Microsoft Office.

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